ASSISTANT(E) POLYVALENTOffre d'emploi - Référence : CCVT-2023-008

Missions

1. Assurer le secrétariat du pôle :

• Gestion du courrier entrant et sortant ;
• Elaboration et envoi des convocations aux différentes réunions (commissions et groupes de travail) ;
• Préparation des ordres du jour, notes et comptes-rendus des réunions.

2. Assister la responsable juridique :
   • Gestion des marchés publics :
     • suivi des procédures ;
     • saisie des marchés dans le logiciel marché et finances ;
     • relecture des pièces de la procédure avec la responsable ;
     • saisie des marchés sur la plateforme de dématérialisation des marchés ;
     • suivi administratif et financier des groupements de commande;
     • archivage des pièces ;
   • Gestion de l’exécution financière des marchés publics :
     • recensement des pièces et saisi dans le logiciel finances ;
     • saisie des engagements des marchés ;
     • être en lien avec les partenaires extérieurs : comptable plublic, entreprises ;
   • Suivi des contrats à échéance ;
   • Préparer l’élaboration de la veille juridique.

3. Assister le service finances dans l’exécution financière :
   
   • Saisie des mandats et des titres sur le logiciel finances en lien avec les marchés ;
   • Suivi des révisions et actualisation des prix des marché avec ajustement des engagements ;
   • Suivi des avances et cautions bancaires ;
   • Suivi de l’inventaire physique ;
   • Appui ponctuel au service comptable.

4. Assister le service Ressources Humaines :
   • Gestion les demandes de congés et absences ;
   • Gestion des demandes de stage et offres d’emploi :
   • Instruction et suivi les demandes de formations ;
   • Instruction et suivi les ordres de missions et les frais de déplacements ;
   • Commande et répartition des tickets restaurant ;
   • Assister les agents dans les demandes de prestations sociales
   • Effectuer le traitement mensuel des paies avec la responsable ;